Fot. Zuzanna Karetta. Koordynacja dnia ślubu. Agencja GLAMOUR EVENT.

Wymarzony dzień ślubu zbliża się wielkimi

krokami a Wy czujecie, że zamiast dobrej zabawy szykuje się dla Was wyzwanie organizacyjno – logistyczne? Organizacja ślubu i wesela dla nawet nie dużej liczby gości jak np. 50 osób, to nie lada wyzwanie aby wszystko przebiegło zgodnie z planem a w razie rozbieżności aby łatwo znaleźć dobre rozwiązanie alternatywne.  Dlatego tak wiele par młodych decyduje się na pomoc agencji ślubnych, które oferują usługę koordynacji.

Koordynacja dnia ślubu i wesela – co oznacza i dlaczego warto zatrudnić konsultanta ślubnego nawet tylko w tym celu?

Czym jest koordynacja dnia ślubu?

Koordynacja w dniu ślubu to osobisty nadzór konsultanta nad przebiegiem całego dnia. Jeśli całe przedsięwzięcie zostało przygotowane z pomocą agencji ślubnej jest to usługa zwieńczająca kilkumiesięczną a czasem nawet kilkuletnią współpracę z parą młodą.

Nowym trendem jest  wynajęcie konsultanta tylko do koordynacji, tak aby mieć gwarancję i pewność, że podczas dnia wesela nic nie zaskoczy pary młodej i wszystko odbędzie się płynnie i sprawnie.

Nawet jeśli narzeczeni przygotowywali się do swojego wymarzonego dnia bardzo skrupulatnie, już podczas samego dnia, nie mogą czuwać nad poprawną realizacją wszystkich ustaleń.

Dzień ślubu to jest najważniejszy dzień w życiu i warto zrzucić ze swoich barków ten ostatni stres, aby  skupić się na tym co najważniejsze i cieszyć się swoim ślubem.

Dzięki koordynacji para i goście będą wspominali dzień ślubu jako najlepszy czas spędzony na dobrej zabawie.

Fot. Adam Witek. Koordynacja dnia ślubu. Agencja Raz w Życiu.

Jak przebiega koordynacja dnia ślubu?

Koordynacja rozpoczyna się najpóźniej na około 1-2 miesiące przed datą ślubu humanistycznego od zebrania niezbędnych informacji od pary młodej. Konsultant ślubny, skrupulatnie analizuje wszelkie umowy podpisane do tej pory przez parę aby poznać usługodawców i plany na dzień ślubu. Na bazie informacji zebranych z umów oraz rozmowy z para młodą, konsultant rozpoczyna prace nad przygotowaniem scenariusza dnia ślubu. Konsultant wraz z parą planuje, co powinno się wydarzyć o której godzinie z podziałem na role.

Kontaktuje się z wszystkimi osobami pracującymi podczas wesela i potwierdza ustalenia, przypomina instrukcje co do przebiegu dnia, przygotowuje listę kontaktów. Planuje poszczególne punkty programu, przewiduje czas ich trwania itp. W ramach koordynacji, konsultant przygotowuje również inne opracowania, które ułatwią parze i koordynatorowi, zapanować na wszystkimi ustaleniami i zadaniami, które pozostały do realizacji.  Wśród tych opracowań jest Terminarz Miesiąca Przedślubnego oraz Terminarz Płatności.

Fot. Pieczko Pietras. Koordynacja dnia ślubu. Agencja GLAMOUR EVENT.

Zadania konsultanta w ramach koordynacji dnia ślubu.

W dniu ślubu na koordynację składa się szereg czynności bardziej lub mniej przewidywalnych:

• Bieżąca współpraca z salą weselną, nadzór nad pracą kelnerów i porami serwowania posiłków,
• Nadzorowanie pracy usługodawców,
• Pośredniczenie w rozliczeniach gotówkowych, przypadających na dzień ślubu,
• Dystrybucja papeterii ślubnej, drobnych upominków przygotowanych dla gości,
• Pomoc i asysta pannie młodej – podwożenie, ubieranie, doradzanie,
• Dopilnowanie gotowości świadków do ceremonii ślubu humanistycznego,
• Dopilnowanie przygotowań w miejscu zaślubin oraz na sali weselnej,
• Pomoc w sprawnym usadzeniu gości do stołów,
• Opieka nad gośćmi weselnymi (koordynacja transportu i noclegów),
• Odbiór kwiatów, dekoracji i innych elementów, przewożenie, pomoc w noszeniu prezentów, układanie kwiatów itp.
• Reagowanie w awaryjnych sytuacjach, rozstrzyganie nieplanowanych sytuacji.

Koordynator jest zmotoryzowany i dzięki temu może zrealizować różne tematy organizacyjnej jak np. odebrać bukiety jeśli florystka nie przyjeżdża w dniu ślubu na salę, podwieź pannę młodą do fryzjera i wizażystki jest te nie świadczą usług z dojazdem do miejsca przygotowań, zrobić awaryjne zakupy w przypadku gdy np. świadkowie zapomnieli zabrać ze sobą konfetti itp.

Konsultant może również reagować w sytuacjach awaryjnych i odwieźć gościa w nagłym wypadku do lekarza lub wrócić do kościoła po zapomniany kapelusz.

Koordynator posiada przy sobie zestaw akcesoriów takich jak biały parasol, podstawowe leki, igła z nitką itp. Wszystkie niezbędne akcesoria najczęściej przechowuje w tzw. kuferku koordynatora. I w razie potrzeby, pomaga na przykład przyszyć urwany tren czy guzik w marynarce.

Fot. Górscy Fotografia. Koordynacja dnia ślubu. Agencja Raz w Życiu.

Koordynacja to również masa drobnych czynności, które ciężko wymienić. Najważniejszy jej sens to sprawienie, że para młoda i jej najbliższa rodzina może cieszyć się ceremonią, zrzucając z barków cały ciężar odpowiedzialności. Dzięki koordynacji para i goście będą wspominali dzień ślubu jako najlepszy czas spędzony na dobrej zabawie a bez zadań o charakterze organizacyjno – technicznym.

Jeśli marzycie o dniu ślubu niezmąconym sprawami organizacyjnymi, znajdźcie doświadczonego konsultanta ślubnego.

Kinga Nowakowska – Raz w Życiu

Karolina Ostachowicz – GLAMOUR EVENT